Come fare ricerche in archivio

Per utenti senza o con poca esperienza in archivistica è importante essere consapevoli che una ricerca in archivio può essere condotta con successo solo tenendo conto delle caratteristiche che distinguono un archivio per esempio da una biblioteca.

  1.     Il contenuto materiale di un archivio, a differenza dalla biblioteca (che in fondo non è altro che una raccolta condizionata dalle sue risorse finanziarie e dal suo fine istituzionale), non è casuale ma esattamente definito nei termini territoriali ed amministrativi (vedi anche sezione "L'Archivio di Stato di Bolzano). L'Archivio di Stato di Bolzano conserva fondi provenienti da uffici che fanno parte di un ramo della pubblica amministrazione, e precisamente quella statale. Inoltre, si tratta di uffici amministrativi con sede nella provincia di Bolzano e questo vale per il presente e per il passato. Per l'utente ciò significa che prima di entrare nell'Archivio deve chiedersi quale ufficio amministrativo potrebbe aver prodotto documentazione sull'oggetto della sua ricerca e dove era la sede di questo ufficio. Esempio: L'amministrazione della contea del Tirolo a cui apparteneva il territorio dell'attuale provincia di Bolzano fino il 1918 venne esercitata nella seconda metà del settecento dal "Gubernium" con sede a Innsbruck. Perciò gli atti prodotti dal "Gubernium", anche quelli che si riferiscono all'attuale provincia di Bolzano, vengono conservati oggi dal Tiroler Landesarchiv a Innsbruck. Nello stesso periodo, per un controllo più efficace sulle amministrazioni locali, furono istituiti nuovi uffici amministrativi statali, gli Uffici circolari. Nell' attuale provincia di Bolzano erano due gli Uffici circolari, con sede a Bolzano e a Brunico. Gli archivi di questi uffici, in sintonia con quanto è stato detto precedentemente, si trovano oggi all'Archivio di Stato di Bolzano. Bisogna considerare inoltre che gli uffici statali attuali versano la loro documentazione normalmente 40 anni dopo la chiusura della pratica. Nello stesso tempo l'utente deve tener conto che purtroppo non tutti gli atti prodotti da un ufficio vengono conservati. Fattori ambientali negativi, conservazione inadatta, trascuratezza generale, ma anche scarti non autorizzati o male eseguiti possono contribuire al fatto che ben raramente un archivio si è conservato intero. Per quanto riguarda l'Archivio di Stato di Bolzano bisogna considerare che con l'istituzione dell'Archivio Provinciale una parte notevole dei fondi è stata ceduta alla provincia.
  2.     Seguendo la definzione del termine "archivio" come "complesso dei documenti prodotti e ricevuti da enti pubblici o privati durante lo svolgimento della propria attività", un archivio storico come è l'Archivio di Stato di Bolzano è composto dai fondi archivistici di più uffici amministrativi che vengono conservati e resi accessibili distinti tra loro. Per l'utenza ciò significa che non c'è a disposizione un catalogo generale come in una biblioteca o una banca dati informatizzata che comprende tutto il materiale archivistico, ma per ogni fondo esiste uno strumento di corredo autonomo (inventari, elenchi). Inoltre bisogna tener conto che nel produrre degli strumenti di corredo raramente è possibile scendere al livello delle singole unità archivistiche (solo nel caso di raccolte diplomatiche o di manoscritti). Nella maggior parte dei casi però l'archivista, dovendo inventariare fondi composti da mazzi o buste di consistenza spesso considerevole, è costretto a limitarsi ad una descrizione sommaria degli argomenti trattati (per esempio scuola, edilizia, esercito).


Gli archivisti sono naturalmente a disposizione per ogni informazione.